EL ROL DE LA TECNOLOGIA DE INFORMACION EN LA EMPRESA

Información es aquello susceptible de ser aprendido intelectualmente, debido a su ubicación en el entorno, y que permite aumentar nuestro conocimiento acerca de algo, reduciendo así la incertidumbre, siendo el requisito previo para acometer la toma de decisiones.

Un Sistema de Información SI o IS, information system, es una combinación organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que reúne, transforma y disemina información en una organización. Las personas han dependido de los Sistemas de Información para comunicarse entre sí utilizando una variedad de mecanismos físicos (hardware), procedimientos e instrucciones de procesamiento de información (software), canales de comunicaciones (redes) y datos almacenados (recursos de datos) desde los albores de la civilización.

Es de vital importancia que la Dirección tenga una visión clara sobre la “Economía de la Información”, la forma en la que la información añade valor a la empresa y la relación entre el valor y el coste de la información.

La información es un recurso tan importante para una empresa como la tierra, el trabajo o el capital. Proporciona a la empresa los conocimientos indispensables para la realización de su actividad y se ha convertido, de hecho, en un verdadero recurso estratégico que podemos denominar como el principal activo intangible de la empresa.

Hoy en día, al estar en una economía basada en el conocimiento y la información, los S.I. toman gran relevancia, ya que dota a la empresa la capacidad de comunicación y la fuerza analítica necesarias para llevar el negocio a una escala mundial. “Controlar” la empresa a distancia -comunicarse con los proveedores, distribuidores, trabajar las 24 horas del día en diferentes entornos nacionales, dar servicio a las necesidades locales e internacionales- es un reto para las organizaciones que requiere el apoyo de sistemas de información potentes y de rápida respuesta.

Los sistemas de información son requeridos para optimizar el flujo de información dentro de la empresa y para maximizar las fuentes de información para la dirección de la empresa. Por tanto, las decisiones que tome la dirección de la empresa en cuanto a los sistemas de información y las tecnologías a implantar en la misma serán críticas, puesto que de ellas dependerá entre otros aspectos, la posterior productividad de los empleados.

En una empresa los sistemas de información desempeñan un papel crítico. Por ejemplo, los directores de productos, que se enfrentan a los cambios del mercado, han de ser capaces de anticiparse y responder a estos cambios lo antes posible. Los sistemas de información deben suministrar la información a tiempo, no sólo la información referente a los mercados y productos, sino también la que se refiere a los recursos (know-how, procesos,...) disponibles en la organización para responder a la demanda de productos. De aquí, se deduce que debe existir una  adecuada administración del recurso información, y por tanto del sistema que lo obtiene, procesa y distribuye. Los sistemas de información también tienen un papel crítico para los procesos directivos. En una empresa, los procesos directivos se deben de poder enfocar hacia el desarrollo de los procesos capacitativos que responden a los cambios en el entorno. Los responsables de los procesos no sólo necesitan saber el campo de variabilidad de la demanda de producto de hoy, sino también el de mañana para poder desarrollar procesos capacitativos que respondan a estas nuevas necesidades.

La información se ha convertido en un recurso clave para las empresas a todos los niveles jerárquicos y para todos los departamentos ya que las organizaciones deben con seguir, procesar, usar y comunicar información, tanto interna como externa, en sus procesos de planificación, dirección y toma de decisiones.

 

De todo lo anteriormente mencionado, se dice que el papel que desempeña la información en la empresa, se enfoca a cuatro niveles de dicha empresa, estos son:

·        Nivel Operativo

·        Nivel del conocimiento

·        Nivel de gestión

·        Nivel estratégico

Nivel Operativo

En este nivel, el tipo de sistema de Información que se utiliza para proveer información a los directivos operarios, es el TPS (Transaction Processing Systems), con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Información que se implanta en las organizaciones. El TPS es un sistema computarizado, que realiza y recolecta información de  la rutina diaria de transacciones necesarias para llevar adelante el negocio. A través de éstos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organización.

 

Nivel del Conocimiento

Existen dos tipos de sistemas de información, que sirven fundamentalmente para brindar información a los trabajadores de datos y conocimiento, en este nivel. Estos son:

·        KWS (Sistema de trabajo de conocimiento):      Sistema de información que ayuda a los trabajadores de conocimientos en la creación e integración de nuevos conocimientos en la organización.

·        OAS (Sistema de automatización de oficinas):   es una aplicación de tecnología de información diseñada para aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades de coordinación y comunicación de la oficina típica.

 

Nivel de gestión

Nivel en el cual se utilizan dos tipos de sistemas de información (DSS y MIS) que sirven a los grupos directivos intermedios. Suelen introducirse después de haber implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes de la empresa, ya que estos últimos constituyen su plataforma de información. Generalmente, son intensivos en cálculos y escasos en entradas y salidas de información. Así, por ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere poca información de entrada, genera poca información como resultado, pero puede realizar muchos cálculos durante su proceso.

Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios que apoye la decisión de introducir un nuevo producto al mercado.

Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participación operativa de los analistas y programadores del área de informática.

 

Tipos de sistemas de información utilizados en este nivel:

·        DSS (Sistema de apoyo a decisiones):     Sistema de información que combina datos y modelos analíticos avanzados o herramientas de análisis de datos, para apoyar la toma de decisiones semiestructurada y no estructurada. Ayudan a los administradores a tomar decisiones que cambian rápidamente. Los DSS tienen que responder con la suficiente rapidez como para ejecutarse varias veces al día, cada vez que cambian las condiciones. Están construidos explícitamente con diversos modelos para analizar datos, o condensan grandes cantidades de datos en una forma que pueden analizar los encargados de tomar decisiones.

Los DSS se diseñan de modo que los usuarios puedan trabajar con ellos directamente. Son iterativos: el usuario puede modificar supuestos, hacer nuevas preguntas e incluir datos nuevos.

 

·        MIS (Sistemas de información Gerencial):         Sistema de información que sirve a las funciones de planificación, control y toma de decisiones, proporcionando informes rutinarios resumidos y excepciones. Los MIS resumen y preparan informes acerca de las operaciones básicas de la compañía. Sirven a los administradores interesados en resultados semanales, mensuales y anuales y suelen contestar a preguntas estructuradas que se conocen con mucha antelación. Estos sistemas son poco flexibles y tienen una capacidad analítica reducida.

 

Nivel Estratégico

La información en este nivel va dirigida a la Alta Dirección. Aquí, la función de la información es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automáticos en los bancos en un Sistema Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al público, tendrá que dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.

Apoyan el proceso de innovación de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

En este nivel se utiliza el Sistema de Información ESS (Sistema de apoyo a ejecutivos), que es un sistema de información, diseñado para apoyar la toma de decisiones no estructuradas, mediante gráficos y comunicaciones avanzados. Se diseñan de modo que puedan incorporar datos de sucesos externos, como nuevas leyes fiscales o nuevos competidores, y también obtienen información resumida de los MIS y DSS internos. Estos sistemas filtran, comprimen y rastrean datos cruciales.

 

 

Los distintos niveles a los que se enfoca la utilización de Sistemas de Información, puede quedar resumida en el siguiente cuadro:

 

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Comentarios

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